پاورپوینت (PowerPoint) یکی از ابزارهای کاربردی است که از آن می‌توانید برای ارائه مطلب در کنفرانس‌ها استفاده کنید و به صورت کاملاً مؤثر، توجه مخاطب را به خود جلب نمایید. اما اگر نسبت به این برنامه، ویژگی‌ها و نکات کاربردی آن اطلاعات کافی نداشته باشید، ممکن است این برنامه به صورت کاملاً عکس، باعث ضعیف شدن ارائه شما شود و دید مخاطبان را نسبت به شما و ارائه مطلبتان خراب کند.
بنابراین بهتر است با این مطلب همراه شوید و به نکات مهم و کاربردی آن گوش فرا دهید؛ در این صورت شما با استفاده از تمام ابزارهای موجود در نرم‌افزار پاورپوینت، می‌توانید ویژگی‌های شگفت‌انگیزی را به پرزنتیشن خود اضافه کرده و محتوای سخنرانی خود را جذاب‌تر کنید. یک ارائه مطلب کامل و جذاب، دارای ویژگی هالی جذابی مانند انیمیشن ها، رنگ‌ها، فونت مناسب، عکس و … است.
استفاده از یک قالب پاورپوینت از پیش‌ساخته می‌تواند به‌عنوان نقطه شروع، گزینه خوبی باشد، اما این قالب‌ها به شما جهت می‌دهند و شما باید مطالب خود را بر روی آن‌ها تنظیم کنید. برخی از این قابل‌ها به‌صورت افراطی شلوغ هستند و حواس مخاطبان را پرت می‌کنند. بنابراین اگر می‌خواهید با قالب آماده، ارائه مطلب خود را طراحی کنید بهتر است از قالب های ساده‌تر استفاده کنید.
اما اگر قصد دارید با توجه به موضوع خودتان پاورپوینت را طراحی کنید بهتر است با ما همراه باشید تا با اصول طراحی پاورپوینت بیشتر آشنا شوید:
موضوع ارائه مطلب خود را پیدا کنید
در ابتدا به محتوایی که قصد ارائه آن را دارید، فکر کنید. چه پیامی به‌عنوان پیام اصلی شما است. این پیام باید دربرگیرنده تمام محتوای شما باشد اگر در حال ارائه پایانه دانشگاهی خود هستید، این پیام یا موضوع درواقع همان موضوع اصلی پایان‌نامه شما است اگر ارائه شما در مورد کسب‌وکارتان است، این پیام درواقع محصول و خدماتی است که قرار است آن را پیشنهاد دهید. بهتر است این موضوع را به‌دقت کار کرده و در اسلاید اول همراه با مشخصات موردنیاز دیگر وارد نمایید.
اندازه اسلاید خود را تغییر دهید
شما می‌توانید از اندازه استاندارد صفات پاورپوینت استفاده کند، اما در صورت نیاز می‌توانید اندازه آن را تغییر دهید. در این صورت راحت‌تر می‌توانید آن را سفارشی‌سازی کنید.
• در صفحه ابتدایی پاورپوینت، در گوشه بالا سمت چپ File را انتخاب کنید.
• بر روی گزینه Page Setup ضربه بزنید.
• ارتفاع و عرض موردنظر خود را با توجه به مطالب و تصاویری که قرار است در آن جای دهید، بنویسید و روی OK کلیک نمایید.
• یک پنجره به‌صورت پاپ آپ ظاهر می‌شود. پس از دیدن آن روی گزینه OK ضربه بزنید.
قالب و رنگ اسلاید خود را سفارشی‌سازی کنید
درصورتی‌که از قالب‌های آماده استفاده می‌کنید، و آن را قبل از اجرا برنامه دانلود کرده‌اید، تمام قابل بندی‌ها و رنگ و ابعاد برای شما آماده است و البته می‌توانید بازهم آن را تغییر دهید. اما درصورتی‌که از قالب خاصی استفاده نمی‌کنید می‌توانید از تم‌های آماده پاورپوینت بهره ببرید. این تم‌ها اغلب ساده هستند و رنگ‌های متنوعی ندارند.. برای دسترسی به قالب‌های آماده درون برنامه پاورپوینت از مسیر زیر استفاده کنید:
۱. در صفحه ابتدایی پاورپوینت تب Themes را از ناحیه بالای صفحه انتخاب کنید.
۲. از سمت راست ابتدا روی گزینه Edit Master و سپس روی گزینه Slide Master ضربه بزنید.
۳. هرگونه تغییری که تمایل دارید را اعمال و پس‌ازآن گزینه Close Master را انتخاب نمایید.
۴. همه اسلایدهای فعلی و آن‌هایی که در آینده ایجاد می‌کنید، از این الگو پیروی خواهند کرد.
برای رنگ‌های پاور پوینت بهتر است از رنگ‌های متناسب استفاده کنید و این رنگ ها را به صورت کاملاً حرفه‌ای در کنار هم قرار دهید. اگر قسمتی را به عنوان هشدار یا نکته در نظر گرفته‌اید رنگ آن را تغییر دهید.
برای درک بهتر رنگ‌ها و اییده های زیبا در مورد ترکیب رنگ‌ها می‌توانید از سایت www.colourlovers.com کمک بگیرید. در این سایت طیف وسیعی از پلت‌های رنگی که توسط کاربران دیگر ساخته و به اشتراک گذاشته شده است، به چشم می‌خورد. حضور صدها طرح و الگوی رایگان از دیگر عوامل جذابیت این سایت است.
سایت colorhunter نیز یکی دیگر از وب سایت‌های کاربردی در زمینه رنگ است. با استفاده از Color Hunter و با وارد کردن کد رنگ یا آدرس تصویر، ترکیب رنگ‌های متناسب به کار رفته در تصویر را مشاهده خواهیم کرد. بنابراین به راحتی می‌توانید از رنگ‌های متناسب با تصویر خود استفاده کنید.
به اندازه و نوع فونت دقت کنید
در هنگام طراحی پاورپوینت در نظر داشته باشید که مخاطبان شما اندکی دورتر از صفحه‌نمایش نشسته‌اند بنابراین برای اطمینان از اینکه آن‌ها به‌راحتی می‌توانند متون محتوای شما را متوجه شوند سعی کنید از فونت‌های کوچک‌تر از ۲۴pt استفاده نکنید. و تیترهایی که انتخاب می‌کنید کمتر از ۳۶pt نباشند.
علاوه بر اندازه فونت، باید به نوع فونت نیز توجه کنید، به‌عنوان قاعده کلی سعی کنید از فونت‌های serifs استفاده نکنید، زواید حروف، جزئیاتِ ساختاری، و شاخک‌های تزئینی کوچک در انتهای برخی از حروف و علائم را در لاتین Serif می‌خوانند.
فونت‌هایی چون Times New Roman از گروه فونت‌های Serif هستند. علاوه بر این فونت‌های پاپیروس نیز مناسب یک ارائه حرفه‌ای نیست. این فونت‌ها ممکن است به دید شما زیبا و خوانا به نظر برسند اما در فاصله استاندارد ۱۵تا ۲۰ فونت قابل‌تشخیص نیستند.
سعی کنید از یک فونت واحد استفاده کنید و اندازه آن را نیز برحسب، محتوا، تیتر و هدرها کوچک و بزرگ کنید بااین‌حال تمام متن با یک سایز و فونت باشد و تمام تیترها نیز از همان فونت اما با سایز بزرگ‌تر نوشته شود.
پنل ساختاری مطالب خود را در یک صفحه به نمایش بگذارید
بهتر است در صفحات اول و قبل از شروع مطالب خود، پنل ارائه مطلب خود را به نمایش بگذارید. در این پرزنتیشن سعی می‌کنید به چه مواردی بپردازید؟؟ مثلاً در ارائه مطلب دانشگاهی در ابتدا فصل‌هایی که می‌خواهید به آن بپردازید را نشان داده و سپس هر زیرمجموعه‌ای از آن را که قصد توضیح دارید را مطرح کنید و آن را مانند یک نمودار درختی نشان دهید.
از متن‌های کوتاه اما کلیدی استفاده کنید
سعی کنید در هر اسلاید از متن‌ها خلاصه وار و کلیدی استفاده کنید. تنها کافی است مطالب را به عنوان تیترهای کوچک در اسلاید جای دهید و سپس به توضیح آن به زبان کاملاً روان بپردازید و سعی کنید تک تک کلمات را به مرور روخوانی نکنید.
مخاطبان را در بحث شرکت دهید و از آن‌ها سؤال بپرسید. نظرشان را در بین مطالب و محتوایی که ارائه می‌دهید، بخواهید. در هر اسلاید از عکس استفاده کنید.
از عکس‌های باکیفیت استفاده کنید
سعی کنید به‌هیچ‌عنوان از استفاده کنید، از نظر من پاورپوینت در آپدیت‌های بعدی باید این گزینه را حذف کند. اما اگر دوست دارید از عکس‌ها clip art استفاده کنید باید این نکته را بدانید که:
• ارائه مطلب شما کودکانه به نظر می‌رسد.
• این تصاویر تکراری است و در بیشتر ارائه مطلب‌ها مشاهده می‌شود.
• حرفه‌ای نیست.
• مخاطبان، ارائه مطلب شما را جدی نمی‌گیرند و این‌طور به نظر می‌رسد که برای آن‌ها وقت نگذاشته‌اید.
• و…
پس بهتر است به‌جای استفاده از این تصاویر ابتدایی و کودکانه، از تصاویر باکیفیت استفاده کنید، این تصاویر را می‌توانید از طریق سایت‌های دانلود رایگان عکس و یا موتور جست‌وجو گوگل پیدا کنید البته در استفاده از آن‌ها قانون کپی‌رایت را رعایت نمایید.
از نمودارهای گرافیکی استفاده کنید
شما می‌توانید اطلاعات آماری خود را در قالب نمودارهایی به نمایش بگذارید تا مخاطب آن را بهتر درک کند. البته تعداد این نمودار نباید زیاد باشد زیرا باعث سردرگمی و خستگی مخاطب خواهد شد.
سعی کنید از تصاویر و یا جلوه‌های صوتی و بصری بیش‌ازاندازه استفاده نکنید
اطلاعات ذکرشده درصورتی‌که بیش‌ازاندازه و افراطی باشد پاورپوینت شما را خسته‌کننده می‌کند، درواقع آن‌ها افکار مخاطب را منحرف می‌کند و اطلاعات را به‌خوبی منتقل نخواهد کرد. این اطلاعات مانع از جذب مخاطب به اطلاعات واقعی می‌شود و تنها او را درگیر تصاویر و نمودارها و جلوه‌های بصری خواهد کرد. در پاور پوینت‌های حرفه ای هیچ گاه در پس زمینه صدای موسیقی شنیده نمی‌شود.
اسلاید آخر ارائه مطلب خود را دو بار کپی کنید
درنهایت سی کنید اسلاید نهایی خود را دو بار کپی کنید. در این صورت وقتی به‌اشتباه دستتان به کلید می‌خورد و پاورپوینت به صفحه بعد می‌رود تصویر سیاه و یا سفید نشان داده نمی‌شود و یا از پاورپوینت خارج نمی‌شود و دسکتاپ به نمایش درنمی‌آید. با کپی اسلاید آخر با خیال راحت می‌توانید در پایان ارائه از تصویر و متن نهایی خود لذت ببرید.
بعد از آماده‌سازی؛ چندین بار ارائه مطلب خود را آماده کنید
بعدازآنکه پاورپوینت خود را آماده کردید بهتراست چندین بار آن را تمرین کرده و در آینه و یا برای دوستان و خانوادتان بازگو کنید شما باید بتونید بدون اسلایدها و نوشته و نت‌های خود ارائه مطلب را مدیریت کنید.
اصل مطلب را در پاورپوینت و ارائه مطلبتان بیاورید و از حذف کردن اطلاعات ثانویه نترسید، به مخاطبانتان آنچه را که نیاز دارند، بدهید و وقت آن‌ها را با مطالب غیرضروری هدر ندهید . به‌جای نوشتن یک پاراگراف طولانی آن را در چند کلمه کلیدی خلاصه کنید و سپس آن را به زیان ساده توضیح دهید.
به یاد داشته باشید سخنرانی شما نباید بیشتر از بیست ۲۰ دقیقه طول بکشد.
به‌گونه‌ای اطلاعات را به مخاطبان خود ارائه دهید که جذاب باشد. مثلاً صحبت در مورد وقایع تاریخی ممکن است کسل آور باشد اما شما می‌توانید این وقایع را با وقایع جاری ارتباط دهید، بنابراین به دنبال نوعی همبستگی بین خود و اطلاعاتتان باشید.